Символическая церемония закладки нового предприятия, здания, трубопровода, etc – это классическое коммуникационное мероприятие, при помощи которого компания обращает внимание партнеров, представителей власти и СМИ на проявляемую инвестиционную активность, объявляет о планах и перспективах нового предприятия.
Кроме того, официальная церемония дает возможность лично обсудить взаимодействие с чиновниками, доступ к которым в обычном режиме затруднен. Традиционно, участниками подобных мероприятий являются:
Обеспечение участия каждой из этих групп – большой блок подготовительной работы: письма в профильные комитеты, приглашение бизнес-партнеров и журналистов интересующих изданий. В результате, появляется информация о статусе спикеров от представителей власти, количестве журналистов и партнеров, заинтересовавшихся мероприятием. На основе этой информации можно корректно планировать церемонию.
Если инвесторам принципиально участие в церемонии руководителя региона,
либо еще более высокопоставленных спикеров, дата мероприятия ставится
в зависимость от постоянно меняющегося графика чиновников.
Далеко не всегда, несмотря на устоявшееся название, происходит непосредственно укладка кирпича в цементную подушку. Действие, совершаемое спикерами-участниками церемонии это лишь символ нового начинания, и им нередко становится установка арт-объекта, либо стелы, иллюстрирующей профиль будущего предприятия, закладка тайм-капсулы и т.д.
При выборе того или иного варианта стоит избегать возможной двусмысленности и быть осторожными в использовании государственных символов (к примеру, закатывать в бетон что-либо, окрашенное в цвета национального флага). Любая такая оплошность может быть подхвачена присутствующими на мероприятии корреспондентами и быстро уйдет в массы, в сопровождении едких комментариев.
Если в церемонии принимают участие представители органов государственной власти, их службы протокола могут не согласовать излишне креативный вариант символического действия. Нужно понимать, что это весьма специфичная публика, которая относится к новациям по принципу «как бы чего не вышло».
Некоторое время назад, пресс-служба главы одного из российских регионов жестко отказывалась согласовать нам установку стульев перед сценой для рассадки гостей во время церемонии. Основным аргументом было: «у нас никогда такого не делали» :)
Исходя из самой сути мероприятия, местом проведения церемонии закладки камня является строительная площадка будущего объекта. А это не самое приспособленное пространство для проведения мероприятия с участием высоких гостей. Гарантированно отсутствует необходимая инфраструктура – укрытое от непогоды и презентабельное место для сбора и пребывания участников, стационарные туалетные комнаты, электричество и т.п.
Если мероприятие проходит в крупном городе это не является проблемой: качественные тентовые конструкции с полом и обогревом, малошумные электрогенераторы и другие, необходимые для мероприятия технические составляющие, сдаются в аренду и обслуживаются компетентными профессионалами. В противном случае, приходится транспортировать необходимое оборудование из ближайшего города, где оно имеется. Иногда это за сотни километров.
Важный пункт – создание схемы, плана организации пространства. Схем должно быть две:
• на первой отображается «общий план» – расположение на территории тентовых конструкций для церемонии и служебных шатров для размещения кейтеринга, обозначены гостевой и технический заезды, место для парковки автомобилей и автобусов, размещение генераторов и элементов наружного оформления площадки – флагштоков, растяжек и т.п.
• на второй – «крупный план» застройки места церемонии – как правило, это большой шатер или навес, имеющий явное или символическое внутреннее зонирование: пресс-зона, зона welcome, где прибывающие гости ожидают начала мероприятия, собственно зона церемонии со сценическим помостом и, если формат предполагает рассадку, установленными перед ним стульями для зрителей.
Нужно не только зафиксировать взаимное расположение объектов, но и спланировать маршруты перемещения ключевых категорий гостей – от момента заезда до завершения мероприятия.