ГАЛА-УЖИН
Это торжественный прием, который, традиционно, является составной частью более крупного мероприятия – конференции, форума, циклового совещания, etc.
Это торжественный прием, который, традиционно, является составной частью более крупного мероприятия – конференции, форума, циклового совещания, etc.
Иногда прием может проходить в первый день конференции, отмечая ее начало – это приветственный Гала-ужин. И, практически всегда, Гала-ужин имеет место в последний день конференции или форума, финализируя цикл деловых мероприятий. Он призван дать гостям расслабиться после напряженной работы, пообщаться в неформальной, комфортной обстановке, а организаторам – возможность подвести красивую финальную черту: выразить признательность участникам, провести награждения и пригласить на последующие мероприятия. Необходимо выдержать точный баланс между торжественностью, неординарностью события и непринужденной атмосферой вечера.
Часто организаторы пытаются поразить гостей – пышной помпезностью или сверхкреативностью. Наше мнение: отлично, когда у Гала-ужина есть своя изюминка, отличающая его от других.
Однако всегда стоит сверять идеи с основной задачей –
остается ли, помимо удивления, место комфортной атмосфере для общения.
При прочих равных, имеет смысл запланировать проведение Гала-ужина в новом месте, по отношению к основным деловым меропряитям. За 2-3-4 дня гости устают от одной площадки, она накрепко ассоциируется с рабочими сессиями. Если же возможности смены нет – тогда необходимо приложить максимальные усилия, чтобы эффектно преобразовать привычное рабочее пространство, приятно удивить гостей неожиданной свежестью интерьера и застройки.
Зачастую, во время прощального Гала-ужина, гостям вручаются сувениры на память о мероприятии. Вот здесь, как раз, стоит применить креативное и свежее мышление – дарить не то, что принято (и оттого воспринимается получателями, как очередной бесполезный пылесборник), а то, что действительно может вызвать позитивные эмоции и желание сохранить подарок. Оптимально вручать сувениры гостям при выходе (с помощью хостесс), чтобы гости не забывали пакеты на мероприятии. А дежурить на выходе девушки должны почти весь вечер, чтобы те, кто покидает Гала-ужин до его завершения, не ушли с пустыми руками.
Разумеется, учет особенностей аудитории, задач организаторов и истории конкретной конференции, приводит к индивидуализации программы. Однако, можно сформулировать общие подходы, которые будут верны почти во всех случаях.
Welcome. Это 40-45 минут встречи гостей, перед началом мероприятия. Приятная музыка, хостесс, помогающие сориентироваться, приветственные напитки и легкие закуски – a must. Хороший тон – подумать о тех, кто приехал одним из первых, до основной части гостей. Чтобы они не чувствовали себя глупо, не зная куда себя девать, организуются различные интерактивные точки, к которым гость может подойти, посмотреть, занять себя.
Это не обязательно традиционная фотостудия или аниматоры– интересная тематическая фотовыставка выполнит задачу не хуже.
Официальная часть. Это благодарственные речи организаторов, награждение отдельных участников конференции. Как правило, позволительно, а значит желательно, привнести в эту часть атмосферу непринужденности и юмора – в музыкальных отбивках на выход спикеров, подводках к номинациям и видеозаставках. Это поможет гостям настроиться на легкое приятное общение, а не затягивать галстуки, вставая навытяжку под эпические фанфары.
Основная программа. Не следует ее перегружать – пусть будет небольшое количество позиций, но реализованных на хорошем качественном уровне. Если джаз, то правильный, с музыкантами, которые не только отлично играют популярные стандарты, но и одеты «с иголочки». Если интро – то эмоционально сильное, неожиданное.
Всегда хорошо сделать ближе к финалу программы сюрприз – неожиданное по подаче шоу, которое вызовет позитив у гостей и, возможно, спровоцирует желание потанцевать. Да, на самом деле, многие не танцуют на подобных мероприятиях не потому, что не любят или это не принято. А по причине того, что им не дали комфортный повод выйти на танцпол.