Пресс-конференции и другие меропрития с участием СМИ время от времени проводит большинство крупных компаний. Их повестка формируется наличием информации о бизнесе, которую компания хочет донести до целевой аудитории
с помощью прессы.
Коммуникация с журналистами целевых СМИ, подготовка пресс-релизов и т.п. это прерогатива PR специалистов Заказчика – штатных, либо внешних. Но в связи с организацией пресс-мероприятий существует еще и большой организационно-технический блок, в котором необходима event-экспертиза.
Часто наблюдается следующее: PR-агентство берет на себя этот блок работ, не имея необходимых компетенций и, как следствие, допускает элементарные ошибки. Другая ситуация: ивент-специалисты делают свою часть, но не понимая специфики пресс-мероприятий, "садятся в лужу", привозя, вместо конференц-микрофонов goose neck для 4-5 спикеров, пару обычных радиомикрофонов, узкий или невысокий press-wall для пресс-подхода и т.п.
Вывод — каждый должен заниматься своим делом,
но при этом понимать общий контекст
и специфику мероприятия.
Журналисты – это желанные гости. Самое исключительное событие для вашей компании, для представителей СМИ – лишь одно из сотен других. Для них важна эксклюзивная информация, возможность задать вопросы труднодоступному ньюсмейкеру, остальное вторично. Тем не менее, существует набор стандартных организационных опций, предоставляемых инициатором пресс-конференции:
Трансфером для СМИ можно пренебречь только в одном случае: если место проведения пресс-конференции располагается в центре города, недалеко от метро и известно абсолютно всем.
Во всех остальных случаях лучше организовать "шаттл" - микроавтобус (ы) от ближайшей станции метро до площадки. Обязательно должен присутствовать координатор СМИ, который руководит посадкой в автобусы и их отправлением.
В случае, если мероприятие проходит в регионе и при этом необходимо присутствие федеральных СМИ - авиабилеты. Если нет рейсов, подходящих по расписанию, можно подумать о чартере. В этом случае также следует обеспечить "микрологистику" по вышеописанной схеме - "шаттл" в аэропорт и, по прилету, из аэропорта до площадки.
Сразу оговоримся: невозможно и бессмысленно формулировать схему на все случаи жизни - нюансы места проведения, тайминга мероприятия и количества участников могут вносить коррективы в наличие тех или иных пунктов.
При входе установлен столик регистрации Хостесс регистрируют журналистов и выдают press-kit. Стандартный состав пресс-кита это:
При входе в пресс-зону организуются столики со снеками, предлагается чай, кофе, вода – журналистам приходится проводить немало времени в ожидании.
Устанавливается президиум для спикеров, за ним – брендированный задник – press-wall, с вылетами относительно ширины президиума, хотя бы по 0,5 м с каждой стороны. На столе установлены конференц-микрофоны и таблички с именами спикеров.
Перед президиумом - места для прессы, ряды стульев. Оптимально для удобства рассадки оставить свободным проход по центру, разделив посадочные места на 2 блока.
Звуковое оборудование - акустические системы и пультовая. Помимо конференц-микрофонов для спикеров, необходимо минимум 2 радиомикрофона – модератору пресс-конференции и для вопросов из зала.
Световое оборудование обеспечивает световую заливку президиума, для того, чтобы фото-видеорепортеры могли получить качественный материал.
Если на пресс-конференции присутствуют ТВ-камеры, важно предусмотреть возможность их подключения к аудио-пульту для записи качественного звука.
Видеооборудование – экраны, плазменные панели устанавливаются в случае необходимости демонстрации медиакон.